BMF passt GoBD den technischen Entwicklungen an

Das BMF hat am 11.07.2019 die finale Fassung der überarbeiteten GoBD veröffentlicht. Die Überarbeitung ist notwendig geworden, um die nun seit fast 5 Jahren gültige Fassung den technischen Entwicklungen anzupassen und daraus resultierende Rechtsunsicherheiten zu beseitigen. Es gibt insbesondere Vereinfachungen im Bereich der Digitalisierung von Belegen und der Konvertierung elektronischer Belege sowie der Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen im Ausland. Gleichzeitig wird die Bedeutung von Verfahrensdokumentationen weiter in den Fokus gerückt.

1 Hintergrund
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 11.07.2019 die Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. Die Vertreter der Wirtschaft hatten schon seit Längerem angeregt, das aus dem November 2014 stammende BMF-Schreiben an die fortschreitende technische Entwicklung anzupassen.
Insgesamt ist die Novellierung positiv zu werten: Sie schafft zeitgemäße Dokumentationsmöglichkeiten, entlastet Unternehmen im Rahmen ihrer Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und schafft Klarheit in bislang umstrittenen Rechtsfragen. Nachfolgend werden die wichtigsten Änderungen im Überblick dargestellt.
2 Bildliche Erfassung von Belegen nun auch per Smartphone zulässig
Die für die Praxis wohl relevanteste Änderung liegt in der ausdrücklichen steuerlichen Anerkennung der bildlichen Erfassung von Belegen durch jegliche technische Mittel. Hiermit werden bislang bestehende Rechtsunsicherheiten beseitigt. Belege, die in Papierform empfangen wurden, können nun sowohl mit Smartphones und anderen mobilen Geräten als auch weiterhin klassisch mit Multifunktionsgeräten und Scan-Straßen gescannt oder fotografiert werden. Voraussetzung ist hierbei natürlich, dass die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. Dazu gehört z.B., dass das elektronische Dokument, wenn es lesbar gemacht wird, mit dem Original bildlich übereinstimmt. Wichtig ist insbesondere auch, dass eine hinreichend aussagekräftige Verfahrensdokumentation für diesen Prozess vorgehalten wird. Sobald die Papierdokumente auf diesem Wege bildlich erfasst sind, können sie vernichtet werden – vorausgesetzt, es bestehen keine anderweitigen Aufbewahrungspflichten.
3 Bildliche Erfassung im Ausland
In diesem Zusammenhang wird folgerichtig das Scannen und Fotografieren von Belegen durch Mobilgeräte im Ausland erlaubt, wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Von Relevanz ist dies insbesondere für die Erfassung von Reisekostenbelegen im Rahmen von Auslandsdienstreisen.
Neuerungen gibt es auch im Rahmen einer nach § 146 Abs. 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland. So ist nun auch ausdrücklich das Verbringen von Papierbelegen an den Ort der elektronischen Buchführung sowie die dortige Digitalisierung zulässig. Die bildliche Erfassung muss nur zeitnah zur Verbringung der Papierdokumente ins Ausland erfolgen.
4 Lockerung der Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit der Konvertierung
Bei der Konvertierung von Eingangsbelegen in unternehmenseigene Inhouse-Formate sind bisher beide Versionen des Belegs miteinander verknüpft zu archivieren. Die doppelte Aufbewahrungspflicht wird nun gelockert. Künftig soll die Aufbewahrung der konvertierten Fassung allein ausreichen. Dies gilt jedoch nur unter der Voraussetzung, dass keine Änderungen oder Einschränkungen der Inhalte vorgenommen werden, die Auswertbarkeit durch die Finanzbehörden nicht beeinträchtigt wird und die Konvertierung dokumentiert ist. Eine ähnliche Regelung zur Aufbewahrung von Belegen wurde zudem im Rahmen der erfassungsgerechten Aufbereitung der Buchungsbelege aufgenommen.
5 Erweiterung auf Cloud-Systeme
In dem im Herbst letzten Jahres veröffentlichten Entwurf zur Novellierung der GoBD waren Cloud-Systeme in die beispielhafte Aufzählung verschiedener Datenverarbeitungssysteme aufgenommen worden. In der finalen Fassung wurden die Cloud-Systeme aus dieser Aufzählung jedoch wieder gestrichen. Vielmehr wird nun klargestellt, dass die Unternehmen die betreffenden Datenverarbeitungssysteme sowohl als Hard- bzw. Software erwerben und nutzen als auch in einer Cloud oder als Kombination der verschiedenen Systeme betreiben können. Hierbei ist jedoch zu beachten: Sollen über die Cloud elektronische Bücher oder sonstige elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt oder aufbewahrt werden, so ist ein Antrag nach § 146 Abs. 2a AO zu stellen.
6 Änderungshistorie für Verfahrensdokumentation 
Für jedes Datenverarbeitungssystem ist zur Einhaltung der GoBD eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Datenverarbeitung vollständig ersichtlich sind. Das BMF stellt klar, dass Änderungen an einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein müssen. Hierzu gehören eine Versionierung und eine nachvollziehbare Änderungshistorie.
7 Anwendbarkeit
Die Änderungen sind auf alle Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen, anzuwenden. Eine optionale Anwendung auf Besteuerungszeiträume, die vor dem 1. Januar 2020 enden, ist jedoch auch zulässig.
Autor: Ronny Langer, Dipl.-FW (FH), Steuerberater, KMLZ