Die Vertragsgestaltungen rund um die Fahrzeugüberlassung

Vom Car-Sharing bis zur Gehaltsumwandlung

Die Welt der Dienstwagen und Dienstwagenrichtlinien befindet sich im Wandel. Das hängt nicht nur mit der aktuellen Debatte um Verbrennungsmotoren und Elektroantriebe zusammen. Auch die Regelungen zur Privatnutzung werden zunehmend hinterfragt. Setzt der Arbeitgeber nicht die falschen Anreize, wenn er die Dienstwagennutzer von allen Fahrzeugkosten freistellt? Sind solche Privilegien überhaupt noch zeitgemäß? In einer modernen Dienstwagenkultur ist die Kostentransparenz das erste Gebot. Dazu gehört, dass die Kosten des Dienstwagens verursachergerecht aufgeteilt werden – bis hin zur Gehaltsumwandlung. Die Vorteile für den Arbeitgeber liegen auf der Hand. Umso wichtiger ist es, die steuerlichen Regeln zu beachten. Wann liegt statt der betrieblichen Fahrzeugüberlassung eine steuerschädliche Sonderrechtsbeziehung vor? Das (BStBl 2016 I S. 1449) nimmt dazu Stellung. Doch ein wichtiger Satz dieses Schreibens wird leicht überlesen. Das kann für den Arbeitgeber teuer werden.

I. Das Dienstwagenprivileg

Die Zeiten, in denen die Unternehmen ihre Fahrzeuge grundsätzlich gekauft haben, sind lange vorbei. Heute sind viele betriebliche Fuhrparks ganz oder teilweise geleast bzw. gemietet. Auch die Bereitschaft der Unternehmen zur Fahrzeugüberlassung hat sich in den letzten 50 Jahren grundlegend geändert. Früher war die Privatnutzung des Dienstwagens ein Privileg, das vor allem den Mitgliedern der Geschäftsleitung und anderen Führungskräften vorbehalten war. Arbeitnehmer, die beispielsweise im Kundendienst tätig waren, durften den Firmenwagen nur beruflich nutzen. Inzwischen dürfen Mitarbeiter, die beruflich ein Fahrzeug ihres Arbeitgebers benötigen, dieses in der Regel auch privat nutzen. Das Privileg einer Minderheit wurde „demokratisiert“.

Bei Fahrzeugen, die gemischt – also beruflich und privat – genutzt werden, haben die meisten Arbeitgeber keine Kenntnis darüber, welcher Anteil der Gesamtfahrleistung auf die Privatfahrten entfällt. Deshalb haben diese Arbeitgeber auch keine Information darüber, welcher Anteil der Gesamtkosten auf die Privatfahrten entfällt. Das passt zu der Wahrnehmung der Dienstwagennutzer, von denen viele nicht wissen, wie vorteilhaft der Dienstwagen ist und wie hoch die Kosten der Privatnutzung tatsächlich sind. Da einige Dienstwagennutzer davon ausgehen, dass der materielle Nutzungsvorteil mit dem pauschalierten geldwerten Vorteil, der zu versteuern ist, identisch ist, stellt sich insofern die Frage, ob die Bedeutung des Dienstwagens als Instrument der Mitarbeitermotivation nicht überschätzt wird. Eine Sachleistung, die den Arbeitgeber teuer zu stehen kommt, deren tatsächlicher Wert vom Mitarbeiter aber nicht erkannt wird, hält einem „Barlohn“-Vergleich kaum stand.

II. Das Problem der Pauschalierung

Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrzeug auch zur privaten Nutzung, fließt dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil zu, der zu versteuern und ggf. in der Sozialversicherung zu verbeitragen ist. Der geldwerte Vorteil kann individuell auf Grundlage der Fahrzeugkosten und der Fahrleistung gem. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (Fahrtenbuchmethode) oder nach der 1 %-Regel gem. § 8 Abs. 2 Satz 2, 3 und 5 EStG (Pauschalierungsmethode) ermittelt werden.

Da der Arbeitgeber gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern für die Erhebung der Steuern und Beiträge verantwortlich ist, scheidet für die meisten Unternehmen die sog. Fahrtenbuchmethode von vornherein aus. Das Risiko, dass bei einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung das Fahrtenbuch verworfen wird, erscheint den meisten Arbeitgebern – trotz der freundlichen BFH-Rechtsprechung – zu groß. Deshalb wird in der überwiegenden Mehrzahl aller Unternehmen der geldwerte Vorteil der Fahrzeugüberlassung nach der „einfachsten“ Methode ermittelt: der 1 %-Regel bzw. Pauschalierungsmethode. Wie teuer das sein kann, zeigt nachfolgendes Berechnungsbeispiel.

III. Nutzungsentgelt als Konzept

IV. Car-Sharing für den betrieblichen Fahrzeugpool

V. Gemeinschaftsleasing bzw. Rent-Sharing

VI. Gehaltsumwandlung

VII. Fahrzeugüberlassung oder Sonderrechtsbeziehung?

VIII. Exkurs: Tarifliche Öffnungsklauseln

IX. Fahrzeugverkauf an Arbeitnehmer

Autor: Roland Wehl, Geschäftsführer der AMS Fuhrparkmanagement GmbH, Berlin.
aus: NWB 2017 S. 3076 – 3091 [AAAAG-57565]

 

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By | 2018-02-14T11:44:45+00:00 September 28th, 2017|Allgemein|